Disrupting Procurement: Trasformare e digitalizzare gli acquisti tecnologici

Foto ELT

di Marco Giordano*

Elettronica S.p.A è un importante operatore nel settore dell’Electronic Warfare. I prodotti e i servizi dell’Azienda vengono acquistati dai Governi e dalle Forze Armate di 28 paesi allo scopo di proteggere gli “attori” della difesa – soldati, marinai, avieri – e il materiale che adoperano, soprattutto navi e aerei da combattimento, dai nemici delle nazioni che difendono.

La fornitura dei mezzi per proteggere le vite delle persone, specialmente in un ambiente ostile come quelli dei combattimenti militari, è un’enorme responsabilità, una che ci obbliga non solo al continuo aggiornamento tecnologico, ma anche alla ricerca non semplicemente della buona qualità, ma della perfezione totale, l’impossibile “sacro graal” che deve essere l’obbiettivo di tutti i nostri sforzi.

Vent’anni fa Elettronica acquistava principalmente componentistica e modeste attività di sviluppo hardware e software. Oggi l’evoluzione tecnologica e la crescente complessità dei sistemi realizzati ha portato ad affidare a terzi consistenti percentuali di realizzazione “non core”. Nel contesto si è reso necessario ridefinire il ruolo del Procurement – gli “acquisti” in Azienda, riposizionandolo da “Funzione operativa di supporto” a “Direzione” capace di indirizzare l’Azienda nelle sue scelte di mercato e di prodotto, specificatamente, nel percorso evolutivo oggi in atto.

Non è solo una differenza di etichetta. Il percorso è stato costruito sulla base della risposta industriale alle seguenti domande: Come realizzare, nell’ambito della Direzione, il salto di qualità richiesto e perseguito a livello aziendale? Come far divenire la Direzione un riferimento per l’Azienda, in grado di incidere efficacemente e in tempi utili nelle scelte strategiche all’interno della dimensione “netcentrica” che l’Azienda persegue per ottimizzare prestazioni, costi e tempi?

La trasformazione è stata progettata e realizzata spostando il focus dal mero ottenimento del “risparmio” la semplice riduzione dei costi di fornitura – al miglioramento dei rapporti con i fornitori, definendo forme evolute di collaborazione tra le aziende, all’introduzione di nuove tecnologie a supporto dell’evoluzione del prodotto ELT, ad una gestione mirata alla sostanziale diminuzione del rischio di fornitura, ponendo come obiettivo la riduzione del Total Cost of Ownership.

Seguendo questa logica, il progetto di trasformazione ha operato su più fronti, in primo luogo una nuova organizzazione e sviluppo delle competenze. La nuova struttura organizzativa è stata orientata alla puntuale gestione dei clienti interni, attivando e strutturando una capacità di ascolto degli interlocutori interni ed esterni e rafforzando il sempre più strategico scouting tecnologico. E’ stato inoltre attivato un importante percorso di formazione, sia in termini di hard skills che di soft skills, che coinvolge l’intero gruppo.

Il secondo elemento è stato la definizione di “nuovi” processi sia interni alla Direzione Acquisti (e.g. Pianificazione Strategica del Procurement, Performance Management, Supplier/Supply Risk Management) sia trasversali in Azienda (Scouting Tecnologico, Pianificazione previsionale dei fabbisogni, Make or Buy), nonché l’ottimizzazione dei processi di Sourcing e Procurement “esistenti” attraverso nuove attività quali l’adozione di una metodologia efficace per la definizione delle strategie di acquisto delle categorie merceologiche “critiche” per i Clienti Interni.

L’evoluzione del ruolo degli Acquisti all’interno della value chain di Elettronica è avvenuto attraverso la creazione di Tavoli di Coordinamento inter-funzionali e la definizione di Norme e Procedure per chiarire il nuovo modo di lavorare.

Tra i diversi Tavoli, quello Tecnologico, a cui partecipano, insieme alla Direzione Acquisti, anche Ingegneria (Research & Innovation) e Technical Marketing, è quello che consente di massimizzare la cooperazione con i fornitori, in quanto rappresenta il “vero” canale di comunicazione per portare in Azienda idee di innovazione che provengono dal mondo esterno (supplier driven) e permette la giusta sinergia tra le roadmap di sviluppo dei fornitori e la strategia evolutiva di Elettronica S.p.A.

Per realizzare tutto ciò è stato determinante il terzo ed ultimo fronte sul quale il progetto di trasformazione ha operato: un’adeguata evoluzione dei Sistemi Informativi attraverso l’introduzione di strumenti a supporto dell’operatività, che in alcuni casi ha segnato un profondo cambiamento ed un importante momento di evoluzione tecnologica in Azienda, come ad esempio il “Portale Fornitori”, che ha consentito la vera e propria digitalizzazione della Supply Chain.

 Il Portale è uno strumento informatico di integrazione tecnologica con i fornitori e consente una condivisione in tempo reale delle informazioni tra questi ed Elettronica S.p.A. Lo strumento supporta tutte le fasi del processo di acquisto, a partire dalla selezione, valutazione ed accreditamento dei fornitori, alla fase operativa dove è possibile gestire le richieste di quotazioni e le gare, includendo l’intera fase negoziale che porta alla definizione del contratto di fornitura, fino all’ultima fase esecutiva in cui l’interazione si focalizza nella gestione della fornitura in tutte le sue fasi operative, fino alla consegna del bene/servizio ed alla relativa fatturazione.

Il Portale Fornitori è una soluzione informatica in cloud che non si sostituisce agli altri strumenti già a disposizione in Azienda (SAP-ERP, PLM e così via), ma ne costituisce un “prolungamento” verso l’esterno, andando ad integrarne le funzionalità in tutte quelle fasi del processo che richiedono un interfacciamento con il fornitore.

L’intero progetto di trasformazione degli Acquisti e questa “spinta digitale” verso l’integrazione con la Supply Chain evidenziano un cambio di mentalità ed un nuovo modo di collaborare con i fornitori, un’evoluzione che sintetizza la volontà espressa dalla nuova strategia della Direzione Acquisti.

I prossimi passi? Creare una supply chain sempre più competente ed integrata, una vera e propria “comunità” che consenta di promuovere e sfruttare le sinergie tra i diversi fornitori e tra i fornitori ed Elettronica e che permetta di accelerare l’evoluzione tecnologica e lo sviluppo di prodotti innovativi, rafforzando così la competitività di Elettronica sul mercato.

*Direttore Sourcing & Supply Management di Elettronica S.p.A

 

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